佛山市顺德区均安慈善会会议制度

第一章  总则

第一条  为加强佛山市顺德区均安慈善会(以下简称“本会”)管理，推进本会民主化、规范化、制度化建设，提高会议效能和议事效率，根据《广东省社会团体法人治理结构与治理规则》和《佛山市顺德区均安慈善会章程》，制定本会议制度。

第二条  本会议制度由会员大会、理事会会议、监事会会议、会长办公会议、秘书长办公会议组成。

第三条  本会会议应当严格遵循章程规定的内容和程序召开，会议审议的文件应于会前发送至参会人员。

第二章  会员大会

第四条  会员大会由本会会员组成。会员大会是本会的最高权力机构，依照国家法律、法规和本会章程的规定行使职权。

第五条  会员大会会议主要内容：

（一）制定和修改章程；

（二）选举和罢免理事、监事；

（三）审议理事会、监事会的工作报告和财务报告；

（四）决定重大变更和终止事宜；

（五）决定其他重大事项。

第六条  会员大会每届五年。会员大会每年至少召开一次会议。因特殊情况需提前或延期换届的根据本会章程要求办理。理事会认为有必要或者五分之一以上的会员提议，可以召开临时会员大会。

第七条  会员大会出席会员必须达到三分之二以上；其决议须经全体会员三分之二以上通过。凡是有选举事项的大会，会前监事必须对会员资格进行审核，确认选举合法有效性。

第八条  会员大会应当对所议事项的决定制定会议纪要，并由监事签名确认，会后向全体会员公告，并抄报业务指导单位及登记管理机关。

第九条  会员大会凡涉及选举或修改章程的，均采取无记名投票的方式进行；其他表决事项，可采取举手表决方式进行。

第十条  会员大会召开的日期由理事会决定。会议的日程和议题草案由秘书处拟定，会长审定。秘书处应在会员大会召开十个工作日前，将大会的时间、地点、主要议题等内容书面通知会员。会员因特殊原因不能参加会议的，应在大会召开前向秘书处请假同意，并书面说明原因。

第十一条  秘书处应当合理地安排大会的议程和议题，会员对会议安排有意见或建议的，应在会前五个工作日提出。

第十二条  会员大会由会长或会长委托的副会长、秘书长等主持。

第十三条  会员可以委托代理人代为出席会议和表决。会员委托代理人代为出席会议和表决的，应于会员大会召开前将有效授权书送交秘书处备案，授权书中应载明授权内容和权限范围。

第三章  理事会会议

第十四条  理事会为会员大会的常设机构，在会员大会闭会期间，依照会员大会的决议和本会章程的规定履行职责。

第十五条  理事会会议主要内容：

（一)执行会员大会的决议；

（二）选举和罢免会长、副会长；

（三）聘请顾问；

（四）根据会长提名，增补或调整副会长；

（五）筹备召开会员大会；

（六）向会员大会报告工作和财务状况；

（七）决定会员的吸收或除名；

（八）决定办事机构、分支机构、代表机构和实体机构的设立、注销和变更；

（九）根据会长提名，决定秘书长的聘任；

（十）领导本会各机构开展工作；

（十一）制定内部管理制度；

（十二）接受监事会提出的对本会违纪问题的处理建议，提出解决办法并接受其监督；

（十三）决定其他重大事项。

第十六条  理事会须有2/3的理事出席、监事参加方能召开，其决议须经全体理事2/3表决通过方能生效。

第十七条  理事会应当对决议形成会议纪要，并由监事签字确定，会后向全体理事公告，并抄报业务指导单位及登记管理机关。

第十八条  理事会每年至少召开一次会议。特殊情况时，可采取网络会议形式召开。有下列情形之一的，会长可在五个工作日内召集理事会临时会议：

（一）会长认为必要时；

（二）三分之二以上理事联名提议时；

（三）监事会提议时。

第十九条  三分之二以上理事联名提议召开理事会临时会议时，应提交由全体联名理事签名的提议函。监事会提议召开理事会临时会议时，应递交由2/3监事签名的提议函。提议召开理事会临时会议的提议者均应提出事由及议题。

第二十条  理事会会议在会议召开前三个工作日、临时会议在会议召开前通知全体理事，单位理事如有特殊原因不能参加，需向秘书长请假同意后，可授权委托代表参加会议。

第二十一条  理事会采用举手或无记名投票的方式进行表决，每个理事单位有一票表决权，表决程序和要求依据本会章程规定。

第二十二条  理事会会议由会长主持。会长因故不能出席会议的，由会长授权的副会长或秘书长主持。

第二十三条  理事会审议某个事项时，会长可以决定与该事项相关的副会长、理事回避。

第四章  监事会会议

第二十四条  监事会由会员大会选举产生，由全体监事组成。监事会任期与理事会任期相同，期满可以连选连任。

第二十五条  监事会会议主要内容：

（一）决定向会员大会报告的监事会年度工作报告；

（二）决定监督会员大会、理事会的选举、罢免程序；

（三）检查本会财务和会计资料；

（四）讨论监督理事会遵守法律和章程的情况。

第二十六条  监事会会议由监事长召集和主持；召开监事会会议，应有2/3以上监事出席方能召开。监事长因特殊原因不能履行职务时，可委托其他监事召集和主持。经二分之一以上的监事提议，可以临时召开监事会。特殊情况时，可采取网络会议形式召开。

第二十七条  监事列席本会涉及重大事项会议的，且明显觉得与国家法律法规和相关政策不符，应提议召开监事会会议。

第二十八条  监事会会议的选举和表决，实行一监事一票制，每一监事就一项表决事项享有一票的表决权。其决议应由全体监事半数以上通过方能生效。

第二十九条  监事会会议结束后，须在当日形成会议决议。监事长应组织全体参会监事在会议决议上签字，并在10日内公告至全体会员。

第五章  会长办公会议

第三十条  会长办公会议在理事会闭会期间领导本会开展日常工作，执行理事会决议，对理事会负责。

第三十一条  会长办公会议由会长、副会长、秘书长组成。顾问、社团登记管理机关、业务指导单位、监事会成员可以列席会议。秘书处成员及其他相关人员经会长同意可以列席会议。

第三十二条  会长办公会议的主要内容：

（一）传达重要会议精神和有关方针、政策、指示、决定；

（二）讨论决定本会日常工作中的重要议题；

（三）讨论决定本会的工作计划的调整安排；

（四）讨论决定本会人员编制管理、薪酬福利和考核绩效；

（五）讨论决定本会重要开支预算及财务开支；

（六）听取本会各项工作汇报并提出指导性意见；

（七）检查会员大会、理事会提案的落实情况；

（八）审议提交理事会、会员大会讨论有关事项；

（九）其他需会长讨论研究的事项。

第三十三条  会长办公会议至少每季度召开1次。必要时，经会长同意可以延迟或临时召开。特殊情况时，可采取网络会议形式召开。

第三十四条  会议由会长主持，会长因故不能出席会议的，由会长授权的副会长或秘书长主持。

第三十五条  会长办公会议坚持充分讨论、共同协商、少数服从多数的原则。一般性议题，在讨论后，由主持人做出结论。重大事项的决议，须经参会人员充分讨论，由会长做出决定。对于少数人的不同意见，应当认真考虑，各种意见和主要理由要如实记录。如讨论的决议性议题意见不能统一时，可暂缓决定，待进一步调查研究，充分交换意见后再表决。涉及时间性较强或影响本会发展等方面的紧迫问题，由会长决定。

第六章  秘书长办公会议

第三十六条  秘书处为本会常设办事机构，负责具体落实会员大会、理事会、监事会、会长办公会的各项决议，承担本会的日常工作。

第三十七条  秘书长办公会议由秘书长、副秘书长组成。本会内设部门负责人和有关部门人员可列席会议。

第三十八条  秘书长办公会议的主要内容：

(一)传达本会和上级部门有关的会议和谈话精神；

（二）讨论年度工作计划、工作总结和规章制度等；

（三）讨论工作情况，研究重点工作，协调各内设部门的工作；

（四）讨论研究向业务指导部门、会员大会、理事会、监事会和会长办公会提出的报告、请示、方案的初稿；

（五）讨论研究各内设部门提出的报告、合理化建议；

（六）布置和落实本会日常工作、专项工作等；

（七）讨论研究秘书长提出的其他事项。

第三十九条  秘书长办公会议至少每季度召开一次，会议由秘书长或副秘书长主持；必要时，可随时召开。

第七章  会议要求

第四十条  会议议案提交要求：

（一）会议议题由秘书处负责收集，并把议案和该议案的说明文件、可行性分析报告、论证依据等材料提前汇总；重要议题应提交书面材料；

（二）凡提交会议研究的议题，提议人应先做好周密的调查研究，提出可供会议决策的处理意见和建议；必要的还需征求各方意见、论证；

（三）秘书处对会议议案（草案）收集整理后，由会长或监事决定是否作为相关会议正式议案；

（四）提请会议讨论决策的议案，必须形成文件或打印文稿，并附上有关的政策、法律依据等背景材料，提前2个工作日以上报秘书处；

（五）未经审定提交会议研究讨论的议题，原则上不予临时安排研究讨论。

第四十一条  会议纪律要求：

（一）各类会议必须符合审批程序，会前有计划，会后有记录和总结，提高会议效率；

（二）参会人员必须办理签到手续，会议签到表由秘书处存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名，以备对本会成员到会情况进行考核。

（三）参会人员接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前按规定向秘书处请假和说明情况，或按照规定委派代表参加，由秘书处报告会议主持人；

（四）无故缺席、请假、迟到、早退情况由会议记录人进行记录，并在会议纪要上予以通报。对一年中未参加过一次会议且不请假、不履行职责的理事会成员，理事会应向会员大会提出撤销其职务的建议，经会员大会通过后免去其理事会成员职务；

（五)出席和列席会议的人员必须严格遵守保密制度。对会议研究决定事项的过程和内容不得随意向外泄露，更不得在本会内外散布对决议和决定不同意见和不满情绪；

（六）本会理事会成员、监事会成员、会员如遇有个人利益与本会利益有明显冲突或关联时，需要回避的，不得参与相关事宜的决策，回避事由应于决策前提出，由会长或监事长决定。

第八章  会议记录和公开

第四十二条  各类会议应当制作会议记录，会议记录由秘书处成员记录。会议记录由秘书处存档备查。

第四十三条  会议议定的有关重大事项，应形成会议纪要、决定等文件。形成决议的，应当现场制作会议纪要，并由出席人员审阅、签名。涉及重大事项时，出席会议的成员和记录人在会议结束前对本次会议记录进行核实。出席会议的成员有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性记载。

第四十四条  会议记录包括以下内容：

（一）会议名称，召开的日期、地点；

（二）会议的召集人、主持人和记录人，出席成员名单;

（三）会议议程、主要内容和议定的事项；

（四）成员发言要点；

（五）每一决议事项的表决方式和结果；

（六）议定事项的承办单位和承办人、完成的时间和原则要求。

第四十五条  会议决议违反法律、法规或章程规定，致使本会遭受损失的，参与决议的成员应承担相应的赔偿责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该成员可免除责任。

第四十六条  会议形成的决议或决定，任何会议成员无权改变。对决定或决议有不同意见可以保留，但必须无条件执行。如遇到新情况、新问题，不适宜或不可能按原决定或决议执行时，应提交会议复议。

第四十七条  会议的决定、决议及会议记录等应当妥善保管，并应向全体会员公开。

第四十八条  会议纪要仅供本会内部传达，会议研究讨论的各项内容，参会人员须严格按照有关规定保守秘密；会议内容需要公开报道的，须经会长审阅同意。非涉密性的可以以简报、网络或其他形式予以公布。

第九章  决议执行和监督

第四十九条  传达、贯彻会议做出的决定事项，以会议纪要为准。会议纪要须对决议或议定事项的内容及落实时间、承办单位或人员、办理的程序等做出具体要求和明确表述。

第五十条  会议通过的决议和决定，由秘书长向有关部门和负责人员传达，并通过落实到具体责任人组织贯彻执行，各责任人、各部门必须全面贯彻执行会议的决议。

第五十一条  具体责任人需对各自负责的决议内容进行细化和分析，明确具体负责人、完成时限和标准，统一调度，形成整体工作合力。

第五十二条  秘书处负责催办、督办、记载办理情况和通报贯彻落实情况。秘书长对决议落实进程及时检查督促，确保决议的贯彻实现，并及时将落实情况和结果反馈给会长。

第五十三条  会议工作经费从本会日常办公管理费用支出中列支。会议履行职责所发生的办公费、调研费、差旅费，经审批同意后，在会议经费中开支。

第十章  附则

第五十四条  本制度最终解释权归理事会，从理事会会议通过之日起执行。

佛山市顺德区均安慈善会

2020年3月